Quando si tratta di organizzare il proprio spazio di lavoro, ciascuno di noi utilizza metodi e strategie diverse, con un unico obiettivo: migliorare la produttività e risparmiare tempo.
Grazie alla nostra esperienza, negli anni abbiamo avuto modo di vedere un sacco di possibili soluzioni ai più comuni problemi di organizzazione degli spazi, e ci siamo accorti che non esiste una soluzione buona per tutti.
Tuttavia, se state cercando di organizzare al meglio il vostro ambiente di lavoro, ci sono alcuni consigli che ci sentiamo di darvi.
Il potere delle etichette
Che si tratti di raccoglitori, folder o prodotti di cancelleria, etichettare è sempre una buona idea. Le etichette infatti vi aiuteranno a classificare e ritrovare con facilità tutti i documenti (e di conseguenza le informazioni) di cui avete bisogno. Inoltre le etichette sono utilissime per “marchiare il territorio” ovvero evitare che oggetti di cui avete bisogno spariscano nei cassetti delle scrivanie di colleghi meno organizzati di voi.
Ricordatevi però che, prima di etichettare, è bene ragionare sul metodo con cui si vuole compiere l’operazione. Ad esempio, c’è chi preferisce organizzare le cartelle per cliente e chi per tipologia di progetti. Il rischio che si corre è che, senza un metodo, l’etichettatura finisca per essere selvaggia, ridondante e, tutto sommato, inutile.
La giusta distanza
Un’altra questione cruciale nell’organizzazione del proprio ufficio riguarda il posizionamento degli oggetti rispetto alla scrivania. In questo caso esiste un metodo, detto “del bersaglio”, che per noi è davvero infallibile nella sua semplicità. Consiste nel tenere le cose meno utilizzate più distanti dalla scrivania e quelle usate più di frequente più vicino.
Banale? Non esattamente. Ci è capitato molto spesso di vedere scrivanie ingombre di oggetti utilizzati molto raramente, per non dire mai. Anche qui, il trucco è elaborare un proprio metodo per dare la giusta importanza alle cose che tenete sulla vostra scrivania.
Less is more
Un altro grande errore che non smettiamo mai di compiere è credere che le oggetti e documenti possano servirci in eterno. Non è così! Anzi, spesso e volentieri tendiamo a conservare cose inutili fin troppo a lungo.
Per questo vi suggeriamo di fare un controllo periodico di tutto quello che avete accumulato sulla scrivania e chiedervi “questo mi serve davvero?”. Se la risposta è “no” e anche “forse” con ottime probabilità quell’oggetto o quel documento hanno esaurito la loro utilità e non vi servono più a niente. È arrivata l’ora di liberarsi di loro. Se proprio non ve la sentite, ricordatevi il consiglio della guru del riordino Marie Kondo: ringraziate l’oggetto per tutto quello che vi ha dato e poi liberatevi di lui senza patemi.
E voi quali altri trucchi avete imparato per organizzare al meglio il vostro spazio di lavoro?
