Nessun’altra stanza ha un impatto così grande sull’immagine esterna della vostra azienda come la sala conferenze. Qui è dove vieni insieme agli investitori o ai clienti, qui è dove presenti te stesso e il tuo lavoro, qui è dove negozi.
La sala conferenze dovrebbe essere pianificata di conseguenza prestando attenzione ai seguenti fattori:
- l’uso,
- a dimensione,
- l’attrezzatura tecnica,
- i mobili.
Conferenze, seminari o corsi di formazione?
Prima di tutto, come imprenditore, devi pensare per cosa verrà utilizzata la tua sala conferenze. È una classica sala conferenze, in cui si svolgono principalmente presentazioni, discussioni e trattative? Oppure la sala dovrebbe essere utilizzata anche per seminari e corsi di formazione?
La domanda successiva è quante persone dovrebbero essere in grado di adattarsi alla stanza. Ovviamente questo dipende da quanto è grande la stanza. Come pianificatori, dobbiamo consentire uno spazio di lavoro sufficiente per ogni persona, dobbiamo fornire vie di fuga sufficienti (e sufficientemente ampie) e anche pianificare che il “palcoscenico”, cioè il posto al sole, sia abbastanza largo per la persona che partecipa alla rispettiva conferenza (seduti, in piedi o in movimento).
Tutto per la tecnologia
Le sale conferenze moderne non sono stanze in cui si tengono “solo” discussioni. Piuttosto, sono stanze in cui le persone lavorano attivamente, con una varietà di ausili tecnici. Si inizia con i laptop dei partecipanti alla riunione, per i quali devono essere fornite sufficienti fonti di alimentazione (affondate nel pavimento, integrate nel tavolo).
C’è anche un grande schermo o un proiettore in modo che le presentazioni possano essere proiettate a tutti i partecipanti. In questo contesto va considerata anche l’illuminazione e l’ombreggiatura, ovvero la possibilità di oscurare le luci e oscurare le finestre.
Un sistema di condizionamento sufficientemente potente o un sistema di ricambio d’aria aiutano a mantenere viva l’attenzione dei partecipanti.
Tavolo da conferenza e posti a sedere
Il fulcro di ogni sala conferenze classica è il tavolo da conferenza, che deve essere abbastanza grande, ma allo stesso tempo non deve essere troppo grande, perché altrimenti i partecipanti si perdono intorno a esso. Una regola pratica è che a tutti coloro che siedono al tavolo dovrebbero essere concessi 65 centimetri di spazio.
Nel corso della pandemia, abbiamo visto che tale spazio è insufficiente per mantenere il distanziamento fisico. E sappiamo anche che la nostra percezione dello spazio è cambiata in modo tale che ci sentiamo al sicuro solo quando l’altra persona è seduta a circa due metri di distanza. Tienilo a mente quando calcoli la profondità del tavolo.
Le sedie non sono meno importanti del tavolo, anche se il tipo di sedia ideale dipende dalla durata della seduta. Se nella sala conferenze si tengono lunghi incontri, la dotiamo di sedie che si adattano il più possibile al movimento del corpo (cosiddette sedie cantilever). Apprezziamo anche i braccioli. Se mancano ti stanchi subito perché le spalle sono troppo stressate. Inoltre, spesso sorgono problemi alla schiena.
Sappiamo bene che l’arredamento e l’allestimento della sala congressi (o delle sale congressi) richiedono solitamente un investimento non trascurabile. Ma questo ripaga due volte: la sala conferenze diventa un biglietto da visita ideale per la tua azienda e le possibilità di successo delle trattative che vi si svolgono aumentano.
