Come organizzare un archivio: lo ammetto: la nostra competenza consiste principalmente nel creare un ambiente d’ufficio in cui sia possibile lavorare in modo efficiente e piacevole. Tuttavia, è un’atrocità per noi se questo ambiente non viene utilizzato in modo efficiente, cioè se il potenziale che abbiamo creato (con tutta modestia) non viene utilizzato pienamente. Pertanto, in questo articolo ci prendiamo la libertà di affrontare un argomento che di solito non è in cima alla lista dei successi dei dipendenti. Ma è molto presente nella lista delle priorità per le operazioni efficienti: l’archiviazione dei documenti.
Il problema della disattenzione
Lo sappiamo tutti bene: stiamo cercando qualcosa, sappiamo esattamente che deve essere qui da qualche parte, ma non riusciamo a trovarla. Quanto tempo abbiamo passato tutti a cercare, quanti problemi ci sono costati, quanti nervi ci sono serviti e quanti capelli grigi in più abbiamo avuto a causa di questo. Sarebbe tutto così semplice: se il sistema di archiviazione fosse corretto, se ci attenessimo tutti ad esso e se lo aggiornassimo costantemente, la ricerca non sarebbe più un problema. Ci saremmo liberati di uno dei maggiori ostacoli nell’organizzazione dell’ufficio.
Meno stress, più motivazione
L’inefficienza nell’archiviazione dei documenti è molto più di un semplice fastidio. Quando non riusciamo a trovare documenti importanti, o solo dopo una lunga ricerca, questo crea stress. E lo stress è uno dei principali nemici per una buona atmosfera lavorativa. Inoltre, lo stress rode la motivazione dei dipendenti. Il piccolo problema dell’archiviazione ha quindi grandi conseguenze. Ci sono diversi modi per organizzare l’archiviazione in modo efficiente: sia digitale che analogico. Questi ultimi includono strutture di archiviazione chiare negli uffici e archivi facilmente accessibili e poco ingombranti. Tuttavia, poiché i nostri uffici si stanno muovendo sempre più verso l’assenza di carta, i sistemi di archiviazione digitale sono di particolare importanza.
Come organizzare un archivio: soluzioni semplici contro un problema complesso
Comunque siano impostati i sistemi di archiviazione cartacei e digitali, ci sono alcune semplici regole che devono essere seguite in ogni caso e che raccomandiamo a tutti coloro che vogliono utilizzare gli ambienti d’ufficio in modo efficiente.
1. Definisci in anticipo una logica secondo la quale organizzi la tua archiviazione. Dovrebbe essere una logica che non solo ha senso per te, ma è anche intuitivo per i tuoi colleghi.
2. Concordare nomi di file strutturati in modo uniforme per il sistema di archiviazione digitale, a cui ogni dipendente deve attenersi scrupolosamente. Le deviazioni da questa struttura non devono essere tollerate.
3. Non impostare due sistemi di archiviazione differenti, ma assicurarsi che il sistema di archiviazione cartaceo abbia anche una controparte digitale. Questo risparmia il tempo che impiegheresti a rovistare nelle cartelle e serve anche alla sicurezza dell’archivio. Assicuratevi anche che i documenti siano digitalizzati regolarmente.
4. Definire i tempi di archiviazione. O, in altre parole: definite delle date fisse per la creazione di un archivio cartaceo, altrimenti pile di documenti si accumuleranno sulle scrivanie o nei cassetti.
La regola d’oro è: non vedere l’archiviazione dei documenti come un lavoro da fare quando non c’è altro da fare, ma dare all’archiviazione l’importanza che merita. È centrale per l’efficienza dell’ufficio.
