TIPPS, WIE SIE IHR BÜRO EFFIZIENT ORGANISIEREN

Wenn es darum geht, den eigenen Arbeitsplatz zu organisieren, dann greift mehr oder weniger jeder von uns auf seine ganz eigenen Strategien zurück. Nur das Ziel ist immer dasselbe: die Produktivität zu erhöhen und Zeit zu sparen.

Die Erfahrung, die wir über die Jahre gesammelt haben, hat uns gelehrt, dass es verschiedene Möglichkeiten gibt, die gängigsten Organisationsprobleme zu lösen, sie hat uns aber auch gezeigt, dass es eine Patentlösung nicht gibt.

Trotzdem haben wir eine ganze Reihe von Tipps zusammengetragen, die man vor Augen haben sollte, wenn man daran geht, seinen Arbeitsplatz neu zu organisieren.

Die Macht der Etiketten

Egal, ob es sich nun um Schnellhefter, Ordner oder Aktenmappen handelt: Seine Ablage ordentlich zu etikettieren, ist immer eine gute Idee. Dank eines effizienten Etikettierungs-Systems können Unterlagen (und mit ihnen alle darin enthaltenen Informationen) geordnet und dadurch schnell wiedergefunden werden. Zudem sind Etiketten ein optimales Instrument, um – sagen wir einmal – das eigene Territorium zu markieren. Oder ärgern Sie sich auch grün und blau, wenn Sachen von Ihrem Schreibtisch oder aus Ihren Schubladen verschwinden und bei den Kollegen wieder auftauchen?

Bevor Sie allerdings mit dem Etikettieren loslegen, sollten Sie sich eingehend Gedanken über das beste System machen. Schließlich können Unterlagen nach verschiedensten Methoden sortiert werden: nach Kunden etwa oder nach der Art der durchgeführten Arbeit. Ohne ein klares und durchgängiges System, das können wir Ihnen gleich sagen, wird die ganze Etikettierung umsonst sein. Der Wildwuchs wird weitergehen.

Alles in der richtigen Entfernung

Ein zweiter wichtiger Punkt, wenn es um die Organisation des eigenen Arbeitsplatzes geht, ist die Positionierung jedes einzelnen Objektes auf dem Schreibtisch. Um also die richtige Entfernung für jedes Objekt zu finden, gibt es eine einfache Methode oder besser: eine Faustregel. Je öfter man demnach einen Gegenstand braucht, desto näher sollte er liegen.

Diese Faustregel ist unübertroffen in ihrer Einfachheit. Nur: In der Realität sieht’s auf vielen Schreibtischen ganz anders aus. Die verstopfen völlig unnütze Dinge, die dort haufenweise herumliegen. Warum? Weil man sich zu wenig Gedanken macht und nicht systematisch an die Ordnung des Schreibtisches herangeht. Es geht also auch hier wieder ums System, mit dem Sie den Dingen in ihrer unmittelbaren Arbeitsumgebung Bedeutung zumessen.

Less is more

Ein weiterer großer Fehler, den wir immer wieder feststellen müssen, ist zu glauben, dass jedes Dokument irgendwann nützlich sein könne und deshalb in alle Ewigkeit aufbewahrt werden müsse. Die gute Nachricht ist: So ist es nicht! Im Gegenteil: Viel zu oft bewahren wir Dinge auf, die uns nie und nimmer nützlich sind.

Es bietet sich deshalb an, regelmäßig all das zu kontrollieren, was sich auf dem Schreibtisch angesammelt hat. Die Frage, die man sich dabei ernsthaft stellen muss, ist: „Brauche ich das wirklich noch?“ Ist die Antwort darauf ein Nein, sollte das entsprechende Dokument in den Papierkorb wandern. Und bei einem „Vielleicht“ brauchen Sie es aller Wahrscheinlichkeit nach auch nicht mehr. Also, weg damit! Sollten Sie das nur schwer übers Herz bringen, erinnern wir Sie an die Empfehlung der Meisterin jeder Reorganisation, Marie Kondo: Danken Sie dem Objekt für alles, was es für Sie getan hat, und werden Sie es dann los – völlig sorglos.

Mit diesen Tipps sollte es ein Leichtes sein, wieder mehr Übersicht über den eigenen Arbeitsplatz zu kriegen. Oder haben Sie vielleicht andere Tricks auf Lager?