GESUCHT, GEFUNDEN: WIE ORGANISIERT MAN EINE ABLAGE
Zugegeben: Unser Know-how liegt in erster Linie darin, eine Büroumgebung zu schaffen, in der es sich effizient und angenehm arbeiten lässt. Allerdings ist es uns ein Gräuel, wenn diese Umgebung nicht effizient genutzt wird, wenn also das Potential, das wir (bei aller Bescheidenheit) geschaffen haben, nicht vollständig genutzt wird. Deshalb erlauben wir uns, in diesem Artikel ein Thema anzugehen, das in der Hitliste der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter meist nicht ganz oben steht. In der Prioritätenliste eines effizienten Betriebs aber sehr wohl: die Dokumentenablage.
Das Problem mit der Schlampigkeit
Wir alle kennen das zur Genüge: Man sucht etwas, weiß ganz genau, dass es hier irgendwo zu finden sein muss, aber wir finden es einfach nicht. Wie viel Zeit haben wir alle schon mit Suchen verbracht, wie viel Ärger hat es uns gekostet, wie viel Nerven haben wir gebraucht und wie viele graue Haare haben wir deshalb mehr. Dabei wäre alles so einfach: Stimmt das Ablagesystem, halten wir es alle ein und bringen wir die Ablage stetig auf Vordermann, ist Suchen kein Thema mehr. Wir sind eine der wohl größten Hürden in der Büroorganisation los.
Weniger Stress, mehr Motivation
Ineffizienz bei der Dokumentenablage ist weit mehr als nur ein Ärgernis. Wenn wir wichtige Unterlagen nicht oder erst nach langem Suchen finden, erzeugt dies Stress. Und Stress ist einer der Hauptfeinde eines guten Arbeitsklimas. Dazu kommt, dass Stress an der Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nagt. Das kleine Problem der Ablage hat damit große Folgen. Dabei stehen uns etliche Möglichkeiten zur Verfügung, eine Ablage effizient zu organisieren: digitale wie analoge. Zu letzteren zählen übersichtliche Ablagemöglichkeiten in den Büros und problemlos zugängliche sowie Platz sparende Archive. Weil unsere Büros aber immer mehr in Richtung papierlos steuern, kommt digitalen Ablagesystemen eine besondere Bedeutung zu.
Einfache Rezepte gegen ein komplexes Problem
Wie auch immer die Papier- und die digitale Ablage aber auch angelegt ist: es gibt ein paar einfache Regeln, die in jedem Fall einzuhalten sind und die wir allen ans Herz legen, die unsere Büroumgebungen effizient nutzen wollen.
- Definieren Sie vorab eine Logik, nach der Sie Ihre Ablage organisieren. Es sollte eine Logik sein, die nicht nur Ihnen einleuchtet, sondern die auch für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbsterklärend ist.
- Einigen Sie sich für die digitale Ablage auf einheitlich strukturierte Filenamen, an die sich jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter peinlichst genau zu halten hat. Abweichungen von dieser Struktur dürfen keine geduldet werden.
- Bauen Sie nicht zwei unabhängige Ablagen auf, sondern sorgen Sie dafür, dass die Papierablage auch ein digitales Pendant hat. Dies spart Wege und lästiges Kramen in Ordnern und dient zudem der Sicherheit. Sorgen Sie zudem dafür, dass die Digitalisierung von Dokumenten regelmäßig vorgenommen wird.
- Legen Sie Ablagezeiten fest. Oder anders: Definieren Sie fixe Termine für das Anlegen eines papierenen Archivs, sonst häufen sich Dokumentenstapel auf Schreibtischen oder in Schubladen an.
Als goldene Regel gilt grundsätzlich: Sehen Sie das Ablegen von Dokumenten nicht als lästige Pflicht, der man nachkommt, wenn gerade nichts anderes zu tun ist, sondern geben sie der Ablage die Bedeutung, die ihr zukommt. Sie ist für die Büroeffizienz zentral.
