DER KONFERENZRAUM: EINE BÜHNE FÜR IHR UNTERNEHMEN

Kaum ein Raum hat einen derart großen Einfluss auf die Außenwirkung Ihres Unternehmens wie der Konferenzraum. Hier kommt man mit Investoren oder Kunden zusammen, hier präsentiert man sich und seine Arbeit, hier verhandelt man.

Entsprechend umsichtig sollte der Konferenzraum geplant werden, und zwar

• die Nutzung,
• die Größe,
• die technische Ausstattung,
• die Möblierung.

Konferenz-, Seminar- oder Schulungsraum?

Zuallererst müssen Sie sich als Unternehmer selbst Gedanken darüber machen, wofür Ihr Konferenzraum genutzt werden soll. Ist es ein klassischer Konferenzraum, in dem in erster Linie Präsentationen, Gespräche und Verhandlungen stattfinden? Oder soll der Saal auch für Seminare und Schulungen verwendet werden?

Danach geht es um die Frage, wie viele Leute maximal im Raum Platz finden sollen. Davon hängt selbstverständlich ab, wie groß der Raum ausfällt. Als Planer müssen wir genügend Arbeitsfläche pro Person einberechnen, wir müssen für genügend (und genügend breite) Fluchtwege sorgen und auch einplanen, dass die „Bühne“, der Platz an der Sonne also, breit genug für denjenigen ausfällt, der die jeweilige Konferenz (sitzend, stehend oder sich bewegend) leitet.

Der Konferenzraum: Alles für die Technik

Moderne Konferenzräume sind keine Räume, in denen „nur“ diskutiert wird. Vielmehr sind es Räume, in denen aktiv gearbeitet wird, und zwar mit einer Vielzahl von technischen Hilfsmitteln. Das fängt bei den Laptops der Sitzungsteilnehmer an, für die genügend Stromquellen (im Boden versenkt, in den Tisch integriert) vorgesehen werden müssen.

Dazu kommt ein großer Bildschirm oder ein Beamer, damit Präsentationen für alle Teilnehmer gut sichtbar optisch unterlegt werden können. In diesem Zusammenhang sind die Beleuchtung und die Beschattung mitzudenken, also die Möglichkeit, die Lichter zu dimmen und die Fenster zu verdunkeln.

Weniger unmittelbar sicht- als vielmehr spürbar ist eine genügend leistungsstarke Klimaanlage bzw. ein System zum Luftaustausch, das verhindert, dass nach einiger Zeit die Leistungsfähigkeit der Sitzungsteilnehmer in den Keller rauscht.

Konferenztisch und Bestuhlung

Im Mittelpunkt jedes klassischen Konferenzraums steht der Konferenztisch, der groß genug sein muss, zugleich aber auch nicht zu groß sein darf, weil sich sonst die Teilnehmer rund um den Tisch verlieren. Eine Faustregel besagt, dass jedem, der am Tisch sitzt, 65 Zentimeter Raum zugestanden werden sollte.

Im Zuge der Pandemie haben wir erlebt, dass ein solches Platzangebot zum Social Distancing nicht ausreicht. Und wir wissen auch, dass sich unsere Wahrnehmung des Raums so verändert hat, dass wir uns nur sicher fühlen, wenn unser Gegenüber rund zwei Meter entfernt sitzt. Dies ist bei der Berechnung der Tiefe des Tischs zu bedenken.

Nicht weniger wichtig als der Tisch sind die Stühle, wobei der ideale Stuhltyp von der Sitzungsdauer abhängt. Werden im Konferenzraum lange Sitzungen abgehalten, statten wir diesen mit Stühlen aus, die sich möglichst der Bewegung des Körpers anpassen (sog. Freischwinger). Zudem legen wir Wert auf Armlehnen. Fehlen diese, ermüdet man schnell, weil die Schultern zu stark belastet werden. Zudem stellen sich oft Rückenprobleme ein.

Wir sind uns durchaus bewusst, dass die Einrichtung und Ausstattung des Konferenzraums (oder der Konferenzräume) meist eine nicht unerhebliche Investition verlangen. Diese zahlt sich aber gleich doppelt aus: Der Konferenzraum wird zu einer optimalen Visitenkarte Ihres Unternehmens und die Erfolgsaussichten von Verhandlungen, die dort stattfinden, steigen.

Und das ist schließlich das Ziel.